E-mail enfin juridiquement valide !
Alléluia ! Depuis janvier, un e-mail est officiellement considéré comme une preuve juridique. Ce n’est pas trop tôt, car nous utilisons tous ce moyen de communication depuis une trentaine d’années. La justice en tenait déjà compte depuis un certain temps, mais avec la parution du nouveau Code civil, c’est enfin officiel.
Cela s’accompagne de quelques points d’intérêt importants pour vous et pour votre Credit Management. Nous énumérons pour vous les principales préoccupations et les principaux pièges.
Les e-mails dans le Code civil
L’arrivée de l’article 1.5 du nouveau code civil garantit l’acceptation d’un courrier électronique comme « moyen valable de notification ». Le terme « notification » désigne « toute communication d’une décision ou d’un fait d’une ou plusieurs personnes à une autre. »
Évidemment, avec cette méthode de communication, les choses peuvent mal tourner. Pensez aux messages qui atterrissent dans un filtre anti-spam et qui ne sont pas lus. En outre, il n’est pas certain que l’adresse e-mail choisie soit toujours en service.
Pour répondre à ces incertitudes, le même article précise qu’un message atteint le destinataire au moment où il en prend connaissance ou au moment où il aurait pu raisonnablement en prendre connaissance. Il est évident que cette description est encore insuffisante. C’est pourquoi le législateur soumet l’utilisation des e-mails à une condition :
Le destinataire doit accepter au préalable l’utilisation de son adresse e-mail pour ce type de notifications. En plus, cette adresse doit être spécifiée.
L’usage ou l’habitude de communiquer par e-mail peut constituer un consentement implicite. C’est le cas lorsque les parties échangent des e-mails entre elles dans le même contexte depuis longtemps.
L’expéditeur doit donc s’assurer que la notification par e-mail parvient effectivement au destinataire. Par conséquent, le risque et la charge de la preuve lui incombent. Par exemple, la preuve peut simplement consister en une réponse du destinataire à l’e-mail, ou ce que l’on appelle la confirmation de lecture.
Un e-mail est-il donc équivalent à une lettre recommandée ?
Non. La valeur d’une lettre recommandée reste supérieure. Par exemple, un contrat ou des conditions générales peuvent préciser que certaines actions ne peuvent être effectuées que par lettre recommandée. C’est souvent le cas, par exemple, lors de la résiliation d’un contrat. Dans ce cas, l’e-mail ne peut pas remplacer la lettre.
Autre remarque : il est possible d’envoyer des lettres recommandées par voie numérique. Celles-ci sont également soumises à des conditions, plus ou moins identiques à celles de leur équivalent papier.
Les e-mails dans le cadre du credit management
L’envoi d’un rappel ou d’une injonction par e-mail fait partie du processus de crédit et de recouvrement de la plupart des organisations. Une mise en demeure, en revanche, est généralement envoyée par la poste. Grâce à la nouvelle législation, cet envoi peut désormais se faire par voie numérique. Toutefois, en tant qu’expéditeur/créancier, vous courez le risque de devoir fournir la preuve que votre client/débiteur a pris connaissance de la notification. C’est là que le bât blesse parfois. En cas de doute, il est toujours conseillé d’envoyer une mise en demeure recommandée par la poste avant le début des procédures judiciaires.
Envie d’en savoir plus sur des sujets tels que le credit management ou avez-vous d’autres questions ?
